خریدن یک نرم افزار مدیریت پروژه ممکن است بیشتر از چند ساعت زمان نبرد،اما آماده سازی آن برای استفاده در یک شرکت یا مجموعه می‌تواند بسیار پیچیده و سخت باشد.

چون قبل از شروع کار با نرم‌افزار، باید فرآیندهای مجموعه یا شرکت، نحوه انجام کارها و مسئولیت هر فرد مشخص شود و همه این موارد به یک ساختار قابل اجرا در نرم‌افزار تبدیل شوند.

در نگاه اول این کار ها شاید ساده به نظر بیاید ، اما همین که استقرار نرم افزار در شرکت یا مجموعه شروع می‌شود با سوالات زیادی مواجه می‌شوند: مسئول انجام این کار چه کسی است؟ ترتیب انجام کارها چیست؟ انجام هر کار چقدر زمان می‌برد؟ کدام کار قبل از کار دیگری است؟ و……

پاسخ دادن به این سوال ها و استقرار نرم افزار در مجموعه خود میتواند زمان زیادی را از شما بگیرد به همین دلیل داشتن یه ساختار و الگو میتواند کار شما را خیلی ساده تر و راحت تر کند.

در این لحظه یک سؤال مهم ایجاد می‌شود: آیا می‌شود یه جای اینکه زمانی زیادی را برای راه اندازی نرم افزار در مجموعه یا شرکت خود هدر دهیم می‌توانیم با استفاده از APQC و هوش مصنوعی زمان راه اندازی نرم افزار را به 10 دقیقه کاهش دهیم؟

چرا استقرار نرم افزار مدیریت پروژه زمان‌بر است؟

راه اندازی یک نرم افزار مدیریت پروژه فقط به خرید نرم افزار، نصب نرم افزار و ساختن و ایجاد حساب کاربری محدود نمی‌شود، بخش اصلی زمانی شروع می‌شود که باید ساختار کسب و کار و صنعت خود را وارد آن کنید.

مرحله اول این است که فرایندهای اصلی شرکت خود باید مشخص شود، بعد از آن باید مشخص شود که که هر فرایند و فاز چه مراحلی دارد بعد باید مشخص شود که مسئول انجام هر مرحله چه کسی است بعد از آن باید مشخص شود که ترتیب فعالیت ها چگونه است و کدام کار قبل از کار دیگری است و …..

این کار در ظاهر ساده است ولی خب وارد کردن این همه اطلاعات برای راه اندازی نرم افزار بسیار پیچیده است و همچنین بسیار زمان‌بر.

و حتی بعد از گذاشتن زمان زیاد و انجام دادن این فرایند پیچیده ممکن است ایراداتی در ساختاری باشد که در نرم افزار وارد کردیم و باعت شود استقرار درست انجام نشود مثلا: اگر فرایند ها درست مشخص نشوند، ساختار پروژه هم شکل درستی نمی‌گیرد یا اگر مسئولیت ها مشخص نباشند، کارها بین افراد گم می‌شود و …..

پس سوال اصلی اینجاست: که میتوان بجای ساختن ساختار از صفر از یک الگوی آماده و استاندارد کمک گرفت؟

APQCچیست و چه کمکی به استقرار نرم افزار مدیریت پروژه می‌کند؟

برای اینکه بتوانیم این روند پیچیده و طولانی را ساده و کوتاه کنیم، ابتدا باید بدانیم که APQC چیست و به ما چه الگویی ارائه می‌دهد؟

APQC یک سازمان بین المللی است که در زمینه بهبود عملکرد سازمان ها و مدیریت فرایند ها فعالیت می‌کند، هدف این سازمان کمک برای شناخت و مقایسه و بهبود فرایند های به دیگر سازمان ها است.

APQC یک چارچوب طبقه بندی فرایند‌ها ارائه کرده است، که به دیگر سازمان ها کمک می‌کند که فرایند‌های کسب و کارشان را به صورت منظم دسته بندی کنند، که بتوانند از این ساختار به وجود آمده استفاده کنند که به این ساختار و الگو PCF میگویند.

PCF یک نقطه شروع و یک الگوی مرجع است که به سازمان ها کمک می‌کند که ساختار و فرایند های خود را به دست بیاورند و از آن استفاده کنند. ما نباید با استفاده از الگوی APQC و بدون هیچ تغییری ساختار و فرایند های کسب و کار خود را به دست بیاوریم و از آن در نرم افزار استفاده کنیم.

ساختار APQC چگونه فرایند‌های یک کسب و کار را دسته بندی می‌کند؟

برای اینکه بهتر متوجه بشویم APQC چطور به سازمان ها کمک میکند، باید اول به ساختار دسته‌ بندی فرایند آن‌ها نگاه کنیم، در این ساختار فرایند‌های کلی یک سازمان به فرایند‌های کوچکتر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند.

برای یک مثال یک مجموعه تولیدی یک فرایند کلی به نام تولید دارد، که این فرایند کلی می‌توان به چند فرایند کوچک‌تر و جزئی تبدیل شوند که هر کدام شامل چند مرحله و فعالیت مختلف می‌شوند که هر کدام مسئول، ترتیب مشخصی دارند.

این جزئی شدن کارها باعث می‌شود که ساختار و فرایند ها برای یک سازمان شفاف تر و قابل مدیریت تر باشد و همچنین به صورت کلی باعث می‌شود که سازمان بداند چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهد.

چطور فرآیندهای APQC را به ساختار پروژه تبدیل کنیم؟

حالا که توانستیم با کمک APQC به یک ساختار نهایی، چارچوب و دسته بندی فرایند‌ها برسیم، باید بتوانیم از این موارد برای ساختن یک پروژه قابل اجرا استفاده کنیم. باید بعد از شناخت فرایند ها باید آن ها را به مراحل و فعالیت های قابل اجرا تقسیم کنیم.

هر فرایند چند مرحله دارد هر مرحله چند فعالیت مشخص دارد و برای هر فعالیت اطلاعاتی دارد برای مثال فرایند تولید داری مراحل برنامه ریزی تولید، آماده سازی، تولید و کنترل کیفیت است و هر‌کدام از این مراحل هم برای خود یک فعالیت مشخص دارند برای مثال مرحله کنترل کیفیت فعالیت های مشخص دارد مثل بررسی محصول، ثبت نتیجه، تایید یا برگشت و …..

هر کدام از فعالیت ها هم نیاز به اطلاعات خاص دارند مثل: مسئول انجام، ترتیب انجام، زمان انجام تقریبی، وابستگی به فعالیت های قبلی، خروجی فعالیت و ……

APQCاین اطلاعات و داده های سازمان شما را نمی‌داند برای همین APQC به شما پروژه کامل تحویل نمی‌دهد و فقط یه الگو برای مرتبط کرده و دسته بندی فرایند هاست. حالا سوال اصلی این‌جاست که این تبدیل از چارچوب APQC به ساختار قابل اجرا را چه کسی باید انجام دهد و چقدر زمان می‌برد؟

آیا هوش مصنوعی می‌تواند استقرار نرم‌افزار را سریع‌تر کند؟

معمولا مدیران اطلاعات سازمان خود را دارند اما، ممکن است ندانند این اطلاعات و داده ها را چگونه و چطور آن را به ساختار درون نرم افزار تبدیل کنند. هوش مصنوعی می‌تواند اطلاعات و توضیحات لازم را از مدیر بگیرد و آن‌ها را تحلیل و دسته بندی کند و به مدیران کمک کند که یک پروژه واقعی در نرم افزار داشته باشند و فرایند استقرار را در زمان بسیار کوتاه انجام دهد.

در این نوع استقرار APQC نقش یک چارچوب و مرجع را ایفا می‌کند، و هوش مصنوعی بین اطلاعات واقعی سازمان و این مرجع APQC ارتباط برقرار می‌کند و به شما خروجی نهایی میدهد.

اما این خروجی نهایی اصلا یک ساختار عمومی و کپی شده از APQC نیست و توسط هوش مصنوعی با نوع فعالیت و شرایط سازمان هماهنگ می‌شود و از این اطلاعات استفاده می‌کند تا یک خروجی نهایی کاربردی و واقعی به سازمان شما بدهد نه صرفا یک کپی از سختار و چارچوب APQC.

باز یک سؤال مهم ایجاد می‌شود: اگر هوش مصنوعی بتواند اطلاعات کسب‌وکار را دریافت کند، آن‌ها را با یک چارچوب استاندارد مثل APQC تطبیق دهد و به ساختار قابل استفاده در نرم‌افزار تبدیل کند، استقرار نرم‌افزار چقدر می‌تواند سریع‌تر شود؟

آرکا‌(دستیار هوشمند همتیک) چگونه استقرار نرم‌افزار را سریع‌تر می‌کند؟

آرکا (دستیار هوشمند همتیک) دقیقا برای جواب دادن به این سوال ساخته شده است، آرکا بر خلاف بقیه هوش مصنوعی های ایرانی یک چت بات عمومی نیست، هدف آرکا این است که با توجه به اطلاعات و توضیحاتی که خودتان به آن می‌دهید به شما کمک کند، که در نرم افزار مدیریت پروژه همیتک بتوانید خیلی سریع و راحت پروژه بسازد و به اطلاعاتی که در مورد سازمان شما دارد ساختار دهد.

مدیر به جای اینکه همه چی را از صفر در نرم افزار شروع کند که هم کاری نسبتا پیچیده و طولانی است، فقط باید با آرکا راجب حوزه فعالیت سازمان، نوع کسب و کار، فرایند‌های اصلی، نحوه انجام کار و ….. صحبت کند.

بعد از آن آرکا با استفاده از اطلاعات که از سازمان شما دارد و استفاده از چارچوب و مرجع در نظر گرفتن APQC و با استفاده از الگو آن اطلاعات را متناسب با شرایط کسب و کار شما ساختار بندی می‌کند و یک پروژه واقعی و قابل استفاده برای سازمان شما در همیتک می‌سازد.

خروجی پروژه که آرکا به شما می‌دهد به شدت کامل است و شامل فرایند های سازمان شما، فاز های سازمان شما و فعالیت های سازمان شما است، آرکا حتی توانایی این را هم دارد، که مسئول انجام هر کار و ترتیب انجام هر کار را در هر فاز مشخص کند.

البته ساختار و پروژه ایجاد شده قرار نیست بدون بررسی در اختیار تیم قرار بگیرد. مدیر می‌تواند خروجی نهایی آرکا را بررسی کند، بخش های مختلف آن را تغییر بدهد و در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر به آن اضافه کند، به این روش به جای اینکه ساختن پروژه از یک صفحه خالی شروع شود، یک ساختار اولیه در اختیار مدیر قرار می‌گیرد که می‌توان آن را متناسب با شرایط واقعی سازمان خود تغییر و تکمیل کند.

استقرار پروژه در ۱۰ دقیقه چگونه انجام می‌شود؟

برای اینکه این موضوع را بهتر درک کنیم، یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید که می‌خواهد فرآیند تولید خود را وارد نرم‌افزار مدیریت پروژه کند. در حالت معمول، مدیر باید خودش مشخص کند که فرآیند تولید از کجا شروع می‌شود، چه مراحلی دارد، چه کسی مسئول هر مرحله است و فعالیت‌ها با چه ترتیبی باید انجام شوند.

در این روش، مدیر ابتدا اطلاعات مربوط به کسب‌وکار و نحوه انجام کارها را در اختیار آرکا قرار می‌دهد. برای مثال، توضیح می‌دهد که شرکت چه محصولی تولید می‌کند و فرآیند تولید در این مجموعه به چه شکلی انجام می‌شود.

بعد از دریافت این اطلاعات، آرکا می‌تواند با کمک چارچوب‌های مرجعی مانند APQC، اطلاعات را دسته‌بندی کند و یک ساختار اولیه برای پروژه پیشنهاد دهد. برای مثال، فرآیند تولید می‌تواند به بخش‌هایی مثل برنامه‌ریزی تولید، تأمین مواد اولیه، اجرای تولید، کنترل کیفیت و تحویل تقسیم شود.

هر کدام از این بخش‌ها هم می‌توانند به فعالیت‌های کوچک‌تر تقسیم شوند. در ادامه، اطلاعاتی مثل مسئول انجام هر فعالیت، ترتیب انجام کارها و ارتباط بین فعالیت‌ها مشخص می‌شود تا ساختار ایجادشده فقط یک فهرست از کارها نباشد و بتوان از آن در یک پروژه واقعی استفاده کرد.

البته این ساختار قرار نیست بدون بررسی مدیر نهایی شود. مدیر می‌تواند بخش‌های مختلف را بررسی کند، فعالیتی را حذف یا اضافه کند و در صورت نیاز ترتیب یا مسئولیت‌ها را تغییر دهد. در واقع هوش مصنوعی قرار نیست جای مدیر را بگیرد، بلکه بخشی از کار زمان‌بر ساختن و مرتب کردن ساختار پروژه را ساده‌تر می‌کند.

ترکیب APQC و هوش مصنوعی چه تغییری ایجاد می‌کند؟

اگر بخواهیم کل این مسیر را کنار هم قرار دهیم، می‌بینیم که هر کدام از این دو بخش نقش متفاوتی دارند. APQC یک چارچوب مشخص برای شناخت و دسته‌بندی فرآیندهای کسب‌وکار در اختیار ما قرار می‌دهد و هوش مصنوعی می‌تواند کمک کند این اطلاعات سریع‌تر بررسی و به یک ساختار قابل استفاده تبدیل شوند.

در حالت عادی، مدیر باید هم ساختار فرآیندهای مجموعه را پیدا کند و هم خودش تصمیم بگیرد که چطور آن‌ها را به فازها و فعالیت‌های مختلف تبدیل کند. این کار مخصوصاً برای مجموعه‌هایی که فرآیندهای زیادی دارند، می‌تواند زمان زیادی بگیرد.

اما وقتی یک چارچوب مشخص در کنار هوش مصنوعی قرار می‌گیرد، مسیر متفاوت می‌شود. چارچوبی مثل APQC کمک می‌کند از یک نقطه مشخص شروع کنیم و هوش مصنوعی می‌تواند در مرتب کردن و تبدیل اطلاعات به ساختار اولیه پروژه کمک کند.

البته این موضوع به این معنی نیست که برای همه شرکت‌ها می‌توان یک ساختار یکسان ایجاد کرد. هر مجموعه شرایط، افراد، روش انجام کار و نیازهای خودش را دارد و ساختار نهایی باید با همین شرایط هماهنگ شود.

در واقع هدف اصلی این روش این است که مدیر مجبور نباشد برای ساختن یک پروژه از یک صفحه خالی شروع کند. به جای آن، می‌تواند از یک ساختار اولیه شروع کند، آن را بررسی کند و بر اساس تجربه و شناختی که از کسب‌وکار خود دارد، تغییرات لازم را روی آن انجام دهد.

به این ترتیب، استفاده از APQC در کنار هوش مصنوعی می‌تواند فاصله بین شناخت کسب‌وکار و تبدیل آن به یک ساختار قابل اجرا در نرم‌افزار مدیریت پروژه را کوتاه‌تر کند.

از چارچوب استاندارد تا پروژه واقعی

استقرار یک نرم‌افزار مدیریت پروژه فقط با خرید نرم‌افزار و ساختن چند حساب کاربری تمام نمی‌شود. بخش مهم ماجرا زمانی شروع می‌شود که قرار است فرآیندهای واقعی کسب‌وکار به یک ساختار قابل اجرا در نرم‌افزار تبدیل شوند؛ کاری که اگر از صفر انجام شود، می‌تواند زمان زیادی از مدیر و تیم بگیرد.

APQC می‌تواند در این مسیر یک چارچوب و نقطه شروع مناسب باشد، اما برای رسیدن از یک چارچوب کلی به ساختار واقعی یک شرکت، همچنان نیاز به بررسی اطلاعات و تبدیل آن‌ها به فرآیندها، مراحل و فعالیت‌های قابل اجرا وجود دارد.

دستیار هوشمند همتیک، آرکا، با ترکیب هوش مصنوعی و چارچوب‌های مرجع مانند APQC، تلاش می‌کند همین مسیر را کوتاه‌تر و ساده‌تر کند. مدیر اطلاعات مربوط به کسب‌وکار خود را در اختیار آرکا قرار می‌دهد و به جای اینکه ساختار پروژه را کاملاً از صفر ایجاد کند، می‌تواند یک ساختار اولیه متناسب با کسب‌وکار خود دریافت و آن را بررسی و اصلاح کند.

در نهایت، هدف این نیست که هوش مصنوعی جای تجربه و تصمیم‌گیری مدیر را بگیرد؛ هدف این است که بخشی از کارهای زمان‌بر ساخت پروژه ساده‌تر شود تا مدیر بتواند زمان بیشتری را روی مدیریت واقعی کسب‌وکار و پروژه‌هایش بگذارد.

اگر می‌خواهید ساختار پروژه کسب‌وکار خود را سریع‌تر ایجاد کنید، همین حالا با ما ارتباط بگیرید تا دستیار هوشمند همتیک (آرکا) را امتحان کنید و ببینید چگونه می‌تواند فرآیندهای کسب‌وکار شما را به یک پروژه قابل اجرا تبدیل کند.